PepsiCo automatisiert Rechnungsverarbeitung mit ABBYY FlexiCapture

PepsiCo Imaging Technology entwickelt Dokumenten-Imaging und Management- Lösungen für das weltweite Unternehmensnetzwerk von PepsiCo. Dennoch gaben bisher die vier größten europäischen Niederlassungen ihre Rechnungs- und Gutschriftendaten noch manuell in SAP ein – ein arbeits - intensiver Prozess, der zudem zeitaufwändig und fehleranfällig war. Um dies zu erleichtern, wollte PepsiCo die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung an diesen Standorten automatisieren – was Imaging Technology mithilfe von ABBYY FlexiCapture auch gelang.

Herausforderung: Papiermassen bewältigen für eine weltführende Marke

Haushalte in über 200 Ländern vertrauen der Markenfamilie von PepsiCo und Millionen von Menschen genießen täglich deren Produkte. Um die zahlreichen regionalen Niederlassungen bei der Verwaltung ihrer Dokumentation zu unterstützen, hat PepsiCo 1989 die Abteilung Imaging Technology gegründet.

Der Erfolg von Imaging Technology inspirierte PepsiCo zu einem ehrgeizigen Projekt. Unter dem Codename „POWER“ sollte die Rechnungsverarbeitung an zwei Standorten in Frankreich, einem in Belgien und einem in den Niederlanden automatisiert werden. „Dort waren alle Prozesse noch manuell“, sagt Jignesh Patel, Sr. Imaging Dept. Manager of Imaging Technology. „In Belgien wurde zwar grundlegende Bilderfassung eingesetzt, aber keine Datenerfassung.“ Daher mussten alle Beleg- und Rechnungsdaten in PepsiCos SAP-System eingetippt werden, mit allen Nachteilen einer langsamen, kostenintensiven und fehleranfälligen manuellen Eingabe.

Projektverlauf: Eine einheitliche Lösung für mehrere Länder und Sprachen

Patel und sein Team wurden beauftragt, eine automatisierte Erfassungslösung einzuführen, die mehrere Sprachen, mehrere Währungen, die Verarbeitung großer Dokumentenstapel sowie komplexe Datenfelder unterstützt. Neben den Namen der Lieferanten und Kunden mussten auch Informationen zu deren Mehrwertsteuer (MwSt.) erfasst werden – ebenso wie Bestellungen, Rechnungsbeträge und Belegpositionen.

In dem früheren Projekt hatte Patels Team das russische Büro von PepsiCo bei einem Workflow für die Kreditorenbuchhaltung unterstützt – einem komplexen Prozess mit mehreren Dokumententypen, Geschäftsprozessen und Sprachen. „Deren Dokumente umfassten nicht nur Rechnungen“, erinnert sich Patel. „Es waren auch andere Prozesse involviert und wir arbeiteten mit kyrillischer Schrift. Man hatte uns ABBYY FlexiCapture empfohlen, und wir verwendeten die Plattform zusammen mit unserer hauseigenen Datenarchiv- und Workflow-Lösung Image Vision, welche die erfassten Daten in XML konvertiert und dann an unser SAP-Backend-System sendet. ABBYY FlexiCapture ließ sich reibungslos integrieren und funktionierte von Anfang an sehr gut.“

Automatisierte Kreditorenbuchhaltung mit ABBYY FlexiCapture for Invoices

Um das POWER-Projekt voranzutreiben, setzte PepsiCo zusätzlich auf die Expertise von Criteria First – ein ABBYY-Partner, der Imaging Technology bereits bei PepsiCos russischem Projekt unterstützte. „Wir kümmerten uns um die Vorarbeiten und Recherchen zum Umgang mit mehreren Sprachen, Währungen und Mehrwertsteuern“, erklärt Russell Kent, Solutions Developer bei Criteria First. „Für das POWER-Projekt konfigurierten wir die Software so, dass sie in allen Niederlassungen auf die gleiche Weise eingesetzt werden konnte, also in Frankreich, Belgien und den Niederlanden, aber auch an einigen deutschen, italienischen und Schweizer Standorten – auch bekannt als PepsiCo Western European Region.“

Laut Patel war das Ziel von Criteria First zunächst, für jede der größeren Niederlassungen einen Testlauf zur Prüfung durchzuführen. „Wir wollten die Zufriedenheit sowohl der Benutzer als auch des Management-Teams sicherstellen“, erklärt Patel. „Und nach dem Test der neuen Lösung stimmten alle zu, dass es die Arbeitsbelastung tatsächlich deutlich reduzieren würde.“

Der Workflow für Rechnungsverarbeitung lief nach der vollständigen Implementierung unkompliziert und automatisch und erwies sich als hochgradig kostengünstig. Die Lösung wird von PepsiCos Data Facility in Nordtexas gehostet und über das Internet per Fernzugriff angesteuert. Dadurch können die Kosten für das System unter den Standorten aufgeteilt werden und eine größere Konsistenz in PepsiCos Abläufen zur Kreditorenbuchhaltung wird erreicht.

Der Prozess beginnt, wenn Papierrechnungen in einer der fünf Sprachen lokal durch eine der Niederlassungen über ABBYY Scan Station gescannt werden. Dann werden die Scans an das POWERProjekt gesendet, der korrekten Einheit zugewiesen und durch ABBYY FlexiCapture erkannt. Von dort werden die neuen digitalen Dokumente und Daten an die Verifizierungsstationen geschickt - und sobald sie verifiziert sind an PepsiCos Image Vision zur Freigabe weitergeleitet. Danach werden die Daten im XML-Dateiformat in PepsiCos SAP-ERP-Lösung exportiert.

Ergebnis

Nach Patels Beschreibung führte die neue Lösung von Anfang an zu deutlicher Zeitersparnis und die Genauigkeit von ABBYY FlexiCapture minimierte die Verifizierungsdauer. „Natürlich kontrollieren wir jeden einzelnen Indexwert manuell. Aber das beschränkt sich in erster Linie auf die Korrektur von falschen Buchstaben etc. Es dauert nicht sehr lange – die Lösung arbeitet außerordentlich genau.“

Die Genauigkeit von ABBYY FlexiCapture hat auch unter hoher Arbeitslast seine Stabilität bewiesen. In den ersten drei Monaten hat die Lösung des POWER-Projekts bereits 2.000 Dokumentenstapel, über 21.000 Dokumente und fast 40.000 Seiten in bis zu fünf Sprachen ohne Probleme verarbeitet. Und das ist nach Kent erst der Anfang: „Das alles zeigt uns, dass die Lösung für die Bewältigung praktisch jeder Arbeitslast skaliert werden kann

Jignesh Patel pflichtet bei: „Aus der Sicht von ABBYY gab es keine Vorfälle, die mein Eingreifen erforderlich machten. Das zeigt mir, dass wir sehr gute Arbeit geleistet haben. Alles läuft reibungslos.“

Der Workflow für Rechnungsverarbeitung lief nach der vollständigen Implementierung unkompliziert und automatisch und erwies sich als hochgradig kostengünstig. Die Lösung wird von PepsiCos Data Facility in Nordtexas gehostet und über das Internet per Fernzugriff angesteuert. Dadurch können die Kosten für das System unter den Standorten aufgeteilt werden und eine größere Konsistenz in PepsiCos Abläufen zur Kreditorenbuchhaltung wird erreicht.

Laut Patel erarbeitet das Imaging Technology-Team weiterhin neue Einsatzszenarien für ABBYY FlexiCapture. „Wir sind derzeit damit beschäftigt, eine globale Lösung für die Kreditorenbuchhaltung zu entwickeln. Es soll ein gemeinsamer Prozess entstehen, der dieselben Vorteile überall dorthin bringt, wo PepsiCo Aktivitäten zur Kreditorenbuchhaltung unterhält. Und er wird ABBYY beinhalten.“